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Les 5 habitudes qui ont augmenté ma productivité et mon temps libre


Habitudes pour être plus productif

Article mis à jour le par Adrien Asselineau

En tant que freelance, mes revenus correspondent au temps de travail facturé multiplié par mon taux horaire. L’équation est simple, plus je produis, plus je gagne ?

Pas tout à fait.

Admettons que j’ai vendu sept heures de travail. Si dans la journée j’ai passé deux heures sur Twitter, alors je n’ai produit que cinq heures de travail pour mon client. Et les deux heures restant à produire ?

Soit je termine le soir, soit je travaille le weekend… Pas cool !

Ça peut arriver à tout le monde d’avoir des journées moins productives. Cependant, quand on a des délais à respecter et qu’on prend l’habitude de prendre du retard, cela entraîne de la fatigue et du stress.

Après un an de freelancing à travailler 7 jours sur 7 et à avoir des horaires de travail décalés (après-midis et nuits), je me suis dit que j’avais de sérieux problèmes d’organisation, et qu’il fallait trouver des solutions.

Fin 2018, j’ai décidé de tout remettre à plat pour faire plus en moins de temps, et pour retrouver du temps libre.

Trois mois plus tard, je ne travaille plus le weekend (à part pour rédiger et pour me former, mais ce sont des loisirs), je vois mes amis plus souvent, je me suis remis à lire et je fais du sport tous les matins.

Voici les cinq astuces qui m’ont aidé à augmenter ma productivité et mon temps libre.

 

Plus productif, plus disponible, moins stressé

Je ne prétends pas être un expert de la productivité. Au contraire, je reviens de loin niveau organisation, et comme tout le monde, j’ai des moments de faiblesse :-).

Si vous voulez aller plus loin, je vous conseille de lire « La semaine de 4 heures » de Tim Ferriss, ou bien de suivre une formation en ligne.

 

1 – Planifiez vos tâches sur un agenda en ligne

J’utilise Google Agenda pour organiser mes semaines par un système de blocs de couleur.

Google Agenda
Capture d’écran de mon calendrier Google

Un vrai Tetris !

Disponible en ligne, sur PC, Mac et sur smartphone (iOS, Android), Google Agenda vous permet de :

  • créer des événements/tâches,
  • personnaliser la couleur du bloc,
  • préciser un titre,
  • renseigner une heure de début et une heure de fin,
  • programmer une récurrence (exemple : tous les lundis de 09H00 à 12H00),
  • inscrire des notes,
  • demander un rappel (notification, email),
  • inviter des participants (exemple : un rendez-vous téléphonique),
  • partager son agenda (exemple : pour voir les disponibilités de votre collège).

Ma fonctionnalité préférée c’est la récurrence. Si par exemple je dois rédiger un article pour un client tous les premiers lundis du mois, je n’ai pas à l’écrire chaque mois dans mon agenda. Il me suffit de le faire une fois.

Facile d’utilisation, Google Agenda réduira également votre temps de planification.

Tout le monde peut l’utiliser à condition d’avoir un compte Google (Gmail et/ou Gsuite pour les professionnels).

 

2 – Consultez beaucoup moins vos emails

Les emails sont l’ennemi numéro 1 de la productivité et de votre temps libre.

Avant, je vérifiais systématiquement mes emails même en dehors des heures de travail !

L’onglet Gmail était toujours ouvert dans mon navigateur, et je recevais des notifications sur smartphone pour chaque nouveau courriel reçu.

J’étais réactif et disponible, ça c’est sûr, mais à quel coût ?

Dès que j’étais concentré et que je cédais à la tentation de lire mes emails, je perdais ma concentration et du temps pour réagir aux nouveaux messages reçus. Je prenais constamment du retard dans l’accomplissement des tâches prioritaires.

Ça s’appelle de la distraction, pas de la productivité.

Les emails ne nécessitent pas une réponse immédiate. Si votre interlocuteur ne vous a pas appelé, alors ça peut attendre 24 heures.

 

Ma méthode

Voici ma méthode pour passer moins de temps à gérer mes emails :

  • Désactivez les notifications bureau et sur votre smartphone (surtout les sonneries),
  • Ne lisez pas vos emails en dehors du travail (au réveil par exemple),
  • Désabonnez vous des newsletters que vous ne lisez pas systématiquement,
  • Fermez votre onglet webmail ofu votre logiciel email quand vous êtes entrain de produire,
  • Définissez des moments dans la journée réservés à la gestion des emails,
  • Définissez des messages d’absences automatiques pendant vos congés/déplacements,
  • Prévenez vos correspondants d’une absence à venir dans votre signature email.

Grâce à ces quelques astuces, vous ferez plus en moins de temps.

 

3 – Ne répondez jamais aux appels sur votre portable

Je sais ce que vous pensez en lisant le titre : « Alors là, je ne comprends pas. Comment mes clients et prospects peuvent me joindre si je ne suis pas joignable ? Et si je passe à côté d’une demande de devis ? ».

Réponse = email.

Sur dix appels reçus dans la journée sur votre portable, combien ont réellement entraîné une vente ?

Analysez la nature de vos appels reçus, et comparez le nombre d’appels qui vous ont interrompu, au nombre d’appels ayant réellement contribué à développer votre chiffre d’affaire.

Fin 2017, en tant que bébé entrepreneur, mon téléphone (c’est le même pour le perso et le pro) étais toujours en sonnerie, et je répondais à tous les appels. Si je loupais un appel pendant la pause pipi, c’était un drame !

Je m’en voulais, et je m’excusais auprès de la personne qui avait tenté de me joindre.

Au bout d’un moment, j’en avais ras-le-bol d’être constamment interrompu.

Du coup, j’ai décidé d’analyser mes appels reçus, et voilà ce que j’ai remarqué :

  • 25 % = candidatures spontanées,
  • 25 % = téléconseillers qui voulaient me vendre quelque chose,
  • 25 % = demandes de devis non-qualifiées,
  • 25 % = appels clients.

Autrement dit, seulement un quart des appels reçus étaient pertinents, et dans le lot seulement une infime partie était de véritables urgences.

Oui, car tout le monde a une définition différente des urgences quand ça les arrange.

En Droit, l’urgence désigne :

« une situation qui peut entraîner un préjudice irréparable s’il n’y est porté remède à bref délai et qui permet au juge de prendre certaines mesures par une procédure rapide ».

Est-ce que si je loupe l’appel d’un client cela entraînera un préjudice irréparable ? Ça fait trois mois que je fonctionne ainsi , aucun client ne m’a exprimé de mécontentement, j’ai gagné en concentration et j’ai augmenté ma productivité.

 

Ma méthode

Voici la méthode que j’ai mise en place pour réduire de 90 % le temps passé au téléphone :

  • « Cachez » votre téléphone pour réduire la tentation de le consulter,
  • Mettez le téléphone en mode avion, ou « Ne pas déranger » pendant la production,
  • Créez une messagerie vocale qui invite à vous envoyer un email,
  • Si l’appel peut être géré par email, répondez par email,
  • Si un échange est nécessaire, organisez un rendez-vous téléphonique ou Skype.

À vous de jouer.

 

4 – Retirez tous les réseaux sociaux de votre téléphone

Icônes réseaux sociaux sur écran smartphone

Maintenant que vous avez éliminé les interruptions par téléphone et par email, il va falloir affronter un nouvel ennemi : vous-même !

Les réseaux sociaux sont une formidable innovation. Ils nous permettent de rester connectés avec nos amis et notre famille, quel que soit le nombre de kilomètres qui nous séparent.

Cependant, c’est aussi une immense distraction, source d’inefficacité et de perte de temps.

Au travail, l’autodiscipline est mise à rude épreuve lorsque l’on a son téléphone à proximité.

 

Réseaux sociaux = addiction antiproductive

Selon une étude Hootsuite et WeAreSocial de 2018, les français passent en moyenne 1h22 sur les réseaux sociaux par jour. Imaginez tout ce que vous pourriez accomplir pendant ce temps.

Afin de me libérer de cette addiction, j’ai décidé de supprimer toutes les applications réseaux sociaux de mon iPhone, et ça fait un bien fou !

Devinez-quoi, j’ai toujours des amis et je suis plus présent dans les conversations.

Je consulte les réseaux sociaux environ une fois par jour sur mon PC.

La seule exception à la règle c’est Instagram que j’installe quand j’ai des photos de voyages à partager, car cela ne marche pas sur PC.

 

5 – Centralisez vos mots de passe dans un outil sécurisé

Mot de passe

Banque, outils en ligne, e-commerce, administration de sites, musique, messageries… impossible de retenir 100 % de nos mots de passe de tête.

Si comme moi vous travaillez sur de nombreux sites internet, il y a de fortes chances que vous en ayez des centaines.

J’ai calculé, et j’en ai plus de trois cents. Comment faire pour tous les retenir ? Comment utiliser systématiquement des mots de passe uniques ? Où les stocker pour ne pas les perdre ?

J’utilise Dashlane, un outil sécurisé et breveté qui gère automatiquement vos mots de passe.

Avant, j’écrivais sur un bout de papier tous les mots de passe complexes que j’utilisais, l’enfer !

Grâce à l’extension de navigateur, Dashlane réalise automatiquement :

  • la création de mots de passe complexes,
  • leur enregistrement à la première connexion,
  • leur mise à jour,
  • la connexion.

 

Vous n’avez plus besoin de retenir tout un tas de mots de passe, d’utiliser le même code d’accès pour tous vos comptes (dangereux !). Il vous suffit de retenir un seul code d’accès, le mot de passe Maître.

Dashlane est disponible en ligne, sur PC, Mac et sur smartphone (iOS, Android).

L’abonnement coûte 3,33 € par mois (facturation annuelle).

Si vous voulez gagner 20 € d’abonnement premium, soit plus de 6 mois gratuits :

cliquez ici sur mon lien de parrainage.

 

Bonus : Momentum

Momentum est une extension de navigateur gratuit qui vous permet de fixer un objectif pour la journée. L’outil vous le rappellera à chaque fois que vous ouvrez un nouvel onglet, avec en fond de magnifiques paysages et une citation inspirante.

Momentum

Quand vous avez atteint votre objectif, vous pouvez cocher la case.

C’est un moyen pratique de vous concentrer sur la tâche la plus importante de la journée, et en plus vous en prenez plein la vue !

 

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8 commentaires

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  • Ahahaha Nous n’avons tellement pas envie de retourner salariés que rapidement on les applique ses conseils ! Eteindre le téléphone sur des tranches horaires fixes est incontournable quand on est encore petit… Les épaules plus large : assistant(e)…

    • Adrien Asselineau Auteur de l’article

      Je suis 100 % d’accord avec toi Vanessa, la liberté gagnée quand on passe à son compte, on fait tout pour la conserver. L’assistant virtuel, comme le préconise Tim Ferriss permet d’aller encore plus loin dans l’optimisation de sa productivité. J’y pense sérieusement en ce moment, surtout pour la partie publication, photos, relecture, partage sur les réseaux sociaux.

  • Catherine Chantepie

    Salut Adrien super tes conseils que je suis aussi ! Sauf que ma to do list est encore sur papier… C est mon côté vintage! Petite astuce qui m a fait gagner bcp de temps :investir dans un second écran pour mon ordi. Ainsi je peux consulter plus facilement et rapidement plusieurs documents en même temps et je limite le recours aux impressions papier !

    • Adrien Asselineau Auteur de l’article

      Salut Catherine, ça me fait plaisir de savoir que tu appliques les mêmes méthodes :-). Merci pour l’astuce, en effet j’ai un moniteur en + de mon Macbook et ça fait gagner un temps fou. Je vais bientôt devoir le vendre pour partir en nomade…, ça va me manquer d’avoir deux écrans ^^.